“Als woningcorporatie, heb je nu eenmaal gegevens nodig van je huurders die privacygevoelig zijn,” vertelt Christian Gommeren, teammanager I&A van Woonkwartier. “Als huurders vertrekken, willen we die documenten maximaal nog twee jaar bewaren. Ook hebben we soms documenten nodig die na het afronden van een dossier gelijk verwijderd moeten worden. Dit gaat niet altijd goed.” 

Hulp van Buitengewone Talenten

Om die zekerheid te krijgen, schakelde Christian de hulp in van onze Buitengewone Talenten. “De Buitengewone Talenten van GROVER underdogs spraken mij gelijk aan. Zelf helpen wij mensen met een afstand tot de woningmarkt. Dit zijn vaak mensen met een smalle beurs. Het is mooi dat we met deze opdracht óók mensen kunnen helpen met een afstand tot de arbeidsmarkt.”  

Het goede voorgevoel van Christian werd bevestigd gedurende het project. “Wij zijn fantastisch geholpen,” gaat hij verder. “Juist de mensen die bij GROVER werken, zijn heel goed in wat wij nodig hebben: secure uitvoering van repeterend werk.” Verder vertelt hij dat de pragmatische aanpak hem erg beviel. “Er werd ook echt gedaan wat er werd gevraagd. Dat is erg prettig.” 

Een slimme RPA en menselijk inzicht werken samen voor een schone server 

Eén van onze Buitengewone Talenten is Patrick. Hij pakte de klus samen met het team op. “Het controleren van twee miljoen documenten is niet iets wat je even zomaar doet,” legt Patrick uit. “Daarom bedachten we een slimme oplossing waarmee we efficiënt konden werken.”  

In nauwe samenwerking met Christian werd eerst een lijst opgesteld van alle mogelijke AVG-gevoelige documenten die op de server konden staan. Denk aan VOG’s, verblijfvergunningen en uittreksels van het basisregister. Met die lijst gingen onze talenten aan de slag. We ontwikkelden een RPA, robotic process automation—ook wel het ‘robotje’ genoemd—dat de miljoenen documenten doorzocht op relevante zoekwoorden. Het resultaat? Het robotje haalde zo’n 8.000 mogelijk AVG-gevoelige documenten boven water. 

Daarna hadden we nog een tweede ‘robotje’ nodig, eentje die onze collega Yjani kon ondersteunen. Hij nam de rol op zich om elk van die 8.000 documenten te controleren. Het programma hielp hem hierbij door de administratie bij te houden en automatisch het volgende document voor controle te openen. Zo wisten we op een efficiënte manier de lijst terug te brengen naar 1.500 AVG-gevoelig gemarkeerde documenten. 

AVG-proof

Met die lijst in handen kon het IT-team van Woonkwartier gericht aan de slag. Ze kregen een overzicht van de locaties van de documenten op de server en een script dat hen hielp om de bestanden eenvoudig te clusteren en definitief te verwijderen. Zo werden alleen de niet-AVG-gevoelige documenten verhuisd naar de Cloud. 

Bij Woonkwartier waren Christian en zijn team zo tevreden over de werkwijze van onze Buitengewone Talenten, dat ze ons een tweede AVG-scan lieten uitvoeren. Dit keer nadat de migratie naar de Cloud had plaatsgevonden. Dit systeem werd al langere tijd parallel aan het oude systeem gebruikt. Ook hiervan wilde Christian en zijn team zeker weten dat zij de AVG-wet netjes uitvoerden. “Nu GROVER ons geholpen heeft met het maken van een schone lei, focussen we ons op een automatisering van het systeem. Waarbij documenten automatisch worden verwijderd van de server als de bewaartermijn is verstreken of om een andere reden niet meer aanwezig hoeven te zijn”, kijkt Christian vooruit.