Bijna 90% van de ingediende Woo-verzoeken wordt niet op tijd verwerkt, aldus het onderzoek ‘Een jaar Wet open overheid (Woo): Hoe doet de overheid het volgens journalisten?’ van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Een bekend probleem? Jullie zijn niet de enige overheidsinstantie die hiermee worstelt.
Van ministeries tot gemeenten; veel overheidsorganen hebben moeite om de Woo-verzoeken op tijd te behandelen. Toch draagt de mogelijkheid om zo’n verzoek in te dienen bij aan het vertrouwen tussen de burgers en overheid van Nederland, zo stelt de Rijksoverheid. Bij GROVER Underdogs merken we dat veel overheidsinstanties zoeken naar de juiste manier om de verzoeken te verwerken. Daarom denken we vanuit onze dataverwerkingservaring graag met jullie mee.
Het belang van de Wet open overheid (Woo)
Om te beginnen, is het goed om het belang van de Wet open overheid (Woo) in te zien. Iedere Nederlander heeft het recht om informatie van de overheid te ontvangen. Dit is vastgelegd in de Woo met het doel om de regering transparanter te maken en het vertrouwen van Nederland in ‘Den Haag’ te vergroten.
Voor overheidsorganen – van de Rijksoverheid tot gemeenten en waterschappen – betekent dat dat je verplicht bent om informatie actief openbaar te maken. Dit gaat om alles wat in één van de 17 vastgelegde informatiecategorieën valt, zoals: wetten, beschikkingen en specifieke rapporten. Alle categoriën vind je op de site open-overheid.nl.
Daarnaast geeft de Woo iedere burger in Nederland het recht om overheidsinformatie op te vragen. De overheid is verplicht dit te delen tenzij er een wettelijke uitzondering van toepassing is, zoals: privacygevoelige gegevens, staatsveiligheid of economische belangen. Deze aanvragen, noemen we Woo-verzoeken. Jij weet als geen ander hoeveel werk het is om zo’n verzoek te behandelen.
Uitdagingen in het verwerken van Woo-verzoeken
Niet alle aanvragers beseffen hoeveel werk er achter de schermen nodig is voor een volledige reactie. Eerst moeten collega’s van verschillende afdelingen opzoek naar de juiste documenten in hun mailbox en verspreid op servers. Dat kost die collega’s veel tijd, tijd die ze liever besteden aan hun kerntaken: inwoners registreren, Wmo- en andere aanvragen behandelen, wetten maken, vergunningen goedkeuren en ga zo maar door. Het uitzoeken van documenten komt boven op die dagelijkse zaken.
Wanneer de documenten verzameld zijn, zal een jurist deze beoordelen. Voor ieder afzonderlijk document dat binnen het verzoek valt, moeten de uitzonderingsgronden nauwkeurig worden nagegaan. Informatie die valt onder de weigeringsgronden zoals de veiligheid van Nederland of privacygevoelige informatie (adressen, geloofsovertuigingen, BSN etc.) mogen niet gedeeld worden. Ook moet de jurist of behandelaar van het verzoek overleggen met de derde partijen die in documenten worden genoemd.
Stappen van het Woo-verzoek-verwerkingsproces:
- Aanvraag komt binnen
- Documenten (laten) verzamelen door betrokken collega’s
- De documenten omzetten in PDF, ontdubbelen, ed.
- Beoordelen: zienswijze bepalen en weigeringsgronden filteren
- Weglakken van o.a. privacygevoelige informatie en beveiligen
- Inventarisatielijst opstellen
- Openbaar maken van de documenten
Aanpak: centraal of uitbesteden
Elk overheidsorgaan hanteert haar eigen werkwijze. De een voert dit centraal uit. De ander behandelt elk verzoek op een andere manier. Sommigen zetten externe hulp in of besteden dit volledig uit. Welke aanpak gebruiken jullie? En werkt die efficiënt?
De gevolgen van een te lange verwerkingstijd
Wanneer de behandeltermijn, inclusief verlenging, niet wordt gehaald, kan de aanvrager van het verzoek het overheidsorgaan in gebreke stellen en daarna een dwangsom eisen, die kan oplopen tot € 1.442.
Hoe zorg je voor een tijdige verwerking?
Eindeloos bezig zijn met één verzoek, vragen om verlenging van de reactietermijn, een dwangsom; je wilt het allemaal voorkomen. Makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe pak je dat aan? We geven je enkele tips om data, zoals een Woo-verzoek, beter te verwerken. Heb je meer handvaten nodig? We denken graag met je mee.
- Houd relevante informatie direct bij
Je bespaart een hoop tijd wanneer je tijdens het lakken van de documenten specifieke informatie bijhoudt. Dat scheelt een tweede zoekronde en dus tijd! Bijvoorbeeld: de gegevens van externe partijen: naam, contactgegevens en hun rol bij de situatie. Zo heb je de nodige informatie voor de zienswijze-uitvraag direct bij de hand! - Wissel de documenten af
Bezig met het lakken van de informatie in documenten? Wissel de documenten af qua inhoud, type en lay-out. Je voorkomt hiermee dat je op de automatische piloot naar informatie zoekt, omdat je weet waar in het rapport van type-X de te lakken informatie staat. Het gevaar hiervan is dat je niet meer scherp naar de rest van de inhoud kijkt. Zo zou je zomaar cruciale informatie over het hoofd kunnen zien. Door af te wisselen tussen type documenten, blijf je scherp en voorkom je dat je opnieuw moet zoeken. - Zorg voor een goed georganiseerde archivering
Als dataspecialist weten we bij GROVER Underdogs hoe belangrijk goed datamanagement is. Als documenten gemakkelijk te vinden zijn, werk je efficiënter. Juist bij het verwerken van Woo-verzoeken levert dit veel tijdsbesparing op. Zorg daarom dat je centrale archivering op orde is. Dit kan op een eigen server, die op een veilige manier vanaf verschillende locaties te bereiken is of op een beveiligde cloud-omgeving. Welke optie je ook kiest, het is belangrijk dat je een duidelijke archiveringsstructuur opzet en die consequent doorvoert. - Benoem een Woo-coördinator
Omdat de verzoeken ad hoc binnenkomen en ieder hun eigen thema hebben, belandt dit verzoek steeds weer bij een andere collega, van een andere afdeling die ‘het wiel der Woo-verzoeken’ moet uitvinden. Maak een collega, of een team, verantwoordelijk voor de verwerking van de verzoeken. Deze Woo-coördinator zal de verwerking doelmatiger aanpakken én zich hier ook verantwoordelijk voor voelen. Dat leidt vaak tot een betere opvolging. - Repeterend en tijdrovend werk uitbesteden
Laat het handwerk over aan informatiespecialisten. Als centrale Woo-coördinator of jurist verzamel je de documenten. Een informatiespecialist kan vervolgens de bestanden ontdubbelen, controleren op weigeringsgronden en lakken waar nodig. Zo bespaar je kostbare tijd. Ofwel: ‘schoenmaker blijf bij je leest’ voor een maximaal efficiënte aanpak.
Bij GROVER zijn we gespecialiseerd in het zorgvuldig en efficiënt verwerken van grote hoeveelheden documenten. Of het nu gaat om het controleren, ontdubbelen of lakken van documenten, wij nemen dit werk uit handen zodat jij je kunt focussen op de inhoud.
Een Woo-verzoek is vaak een berg werk, maar van belang voor de transparantie van onze overheid. Zullen wij jou helpen om aan de plicht van een transparante overheid te voldoen?