Van stoffig archief naar kansrijke toekomst

Buitengewone Talenten banen de weg naar digitalisering

Wat heb je aan een papieren archief als je de juiste informatie niet kan vinden? Door digitalisering van het archief wordt informatie vindbaar, toegankelijk en inzichtelijk. De ambitie om het archief van sociale huurcomplexen te digitaliseren bestond al langere tijd, maar was voor woningcorporatie QuaWonen nog niet gerealiseerd. En inmiddels had de fysieke documentatie zich zodanig opgestapeld dat de werknemers van QuaWonen niet wisten waar ze moesten beginnen. De zoektocht naar een partner om deze kolossale klus op zich te nemen bracht hen bij GROVER underdogs.

Organisaties ondersteunen bij opschonen en verwerken

Een flexibele schil om dit project tot een goed einde te brengen was precies wat QuaWonen nodig had en wat GROVER underdogs kon bieden. QuaWonen wilde naar een gestroomlijnd archiefbeheer om benodigde informatie snel en goed beschikbaar te hebben. De te klaren klus was niet iets waar veel mensen goed in zijn. Voor GROVER is dit een kernactiviteit waarmee ze organisaties helpt bij het opschonen en verwerken van data.

De buitengewone talenten die GROVER daarvoor inzet, hebben een voormalige afstand tot de arbeidsmarkt. Het team dat GROVER inzet voor deze klus bestaat uit Chris, Ben en Gerbert. Vanwege een chronische ziekte of andere beperking zaten zij al langere tijd thuis. Bij GROVER underdogs hebben de heren de kans gepakt om weer aan de slag te gaan. Giedo Lankhorst, oprichter van GROVER underdogs, weet namelijk dat zij meer kunnen dan ze op een papiertje kunnen laten zien. ‘Hybride werken is essentieel voor mij en bij GROVER kan dat gewoon. Dit is de eerste keer dat een werkgever vanaf het begin af aan weet van mijn moeilijkheden en daar ook echt raad mee weet,’ zegt Ben. In het type projecten als deze weten de jongens hun skills toe te passen en zich verder te ontwikkelen tot gewaardeerde informatieprofessionals. 

“Het archief stapelde zich dusdanig op dat we niet wisten hoe te beginnen.”

Digitaliseren begint met opruimen

Bij QuaWonen was er de afgelopen tijd geen actief archiefbeheer geweest. Het gevolg was dat niemand het overzicht van de informatie had of wist wat er relevant was. GROVER underdogs kwam met een drieledig plan en nam de zorg voor de uitvoering ervan geheel op zich. 

Het opschonen, zodat alleen de documentatie overblijft die relevant is, resulteerde in zo’n 105 strekkende meters papieren archief. Dat werd vervoerd en klaargemaakt – alle vellen platgestreken, alle nietjes verwijderd – en gescand. De oplevering van de documentatie gebeurt in pdf-bestanden, met een OCR-laag zodat medewerkers de zoekfunctie in de bestanden kunnen gebruiken. Dat alles opgeslagen in één ‘dataroom’ vormt een toegankelijk en eenvoudig te raadplegen digitaal archief voor de hele woningcorporatie.

Soepele samenwerking op locatie

Als aanspreekpunt voor zowel de dataspecialisten als voor Giedo, die het projectmanagement op zich nam, zorgden Nanda de Jong en Marleen de Rek van QuaWonen ervoor dat het team alles wist wat ze moesten weten. 

Nanda: ‘De jongens kwamen met hun vragen direct naar mij of het ging via Giedo. Ze waren ook heel open in persoonlijk contact. Zo hebben ze bijvoorbeeld een keer mee geluncht op kantoor. En een van de jongens, Chris, vertelde trots dat hij net was verhuisd naar een woning die hij bij ons huurt en die hij nu aan het opknappen is. Dat GROVER underdogs het sociale ondernemen als kern heeft vonden wij al interessant, maar zo’n persoonlijke connectie met de werknemers is pas echt leuk.’

De ervaring was zo goed dat de samenwerking een vervolg krijgt

QuaWonen heeft naar aanleiding van dit project gekeken of er niet nog meer werk ligt dat het team op zou kunnen pakken. GROVER underdogs weet namelijk de juiste talenten te koppelen aan een verscheidenheid van dataprojecten. ‘Wij zijn heel tevreden over GROVER underdogs. Dit was een groot project en het is alweer bijna klaar. Ik raad GROVERs hulp zeker aan bij organisaties die met dezelfde soort problemen kampen,’ sluit Nanda af.

“Wij zijn heel tevreden over GROVER underdogs. Ik raad GROVERs hulp zeker aan bij organisaties die met dezelfde soort problemen kampen.”

Ook klaar met het fysieke archief en klaar om te digitaliseren? GROVER heeft een standaard aanpak ontwikkeld om woningcorporaties snel te helpen. Onze talenten staan voor je klaar.