AVG-scan
Bijna elke organisatie heeft te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Archieven en informatiesystemen moeten na ingang van de Verordening doorgespit worden op persoonsgegevens om te kijken waar ze staan en of ze wel rechtmatig bewaard worden. Onze Buitengewone Talenten zijn gedreven in het opsporen en verwerken van deze gegevens.
Wij helpen inzicht te krijgen
Het kan gebeuren dat er persoonsgegevens worden opgeslagen waar niet meer naar omgekeken wordt. Of er worden gegevens overgenomen van een andere organisatie die nagekeken moeten worden. Of er is na de ingang van de AVG-wetgeving nog geen tijd geweest om een scan uit te voeren op de bestaande data. Toch is het belangrijk dat er goed gecontroleerd wordt op de opslag van persoonsgegevens. Zo weet je zeker dat je geen gegevens onterecht in je systeem hebt staan.
Wat we doen om dit inzicht te bereiken:
Inventarisatie om een goed beeld te krijgen van de volledige scan
Bepalen van de scope: waar gaan we zoeken en wat gaan we precies zoeken?
Uitvoeren van de scan en resultaten in een duidelijk overzicht weergeven
Aan de hand van het overzicht vervolgstappen bepalen: aflakken, verwijderen, verplaatsen of anders archiveren
Waarom is het zo belangrijk om een AVG-scan te doen?
Overzicht
Het doen van een AVG-scan zorgt voor overzicht in de grote hoeveelheid digitale documenten die vaak aanwezig zijn. Het is een soort check-up over de gegevens en de privacy hiervan, hoe wordt het bewaard en waarvoor wordt het gebruikt?
De Buitengewone Talenten zorgen voor een helder beeld van wat er aanwezig is, wat eventueel problemen zijn en waar er misschien opschoning nodig is.
Inzicht
Het geeft een kijkje achter de schermen. Er zal inzicht komen in welke gegevens er bewaard worden en waar die bewaard worden. Inzicht zorgt ervoor dat je betere grip hebt op hoe (en hoeveel) persoonsgegevens binnen jouw organisatie bewaard worden.
Na het krijgen van inzicht kunnen er stappen gezet worden om de bescherming en opslag van privacy gegevens te verbeteren.
Voordeel
Onze dataspecialisten ontzorgen. Door volledig uit te besteden minimaliseren we de tijd die eigen werknemers hoeven te besteden aan de tijdrovende taak van de scan. Door goed af te spreken hoe je het resultaat van de scan wil zien, krijg je precies het overzicht dat jij nodig hebt om vervolgstappen te zetten.
Benieuwd naar tarieven? Bel ons of vraag direct een offerte aan!
Goed overzicht van bewaarde persoonsgegevens doen wij zo:
Fase 1
Voorbereiding en bespreking
Elk bedrijf kent zijn eigen systemen en archieven. Voordat we beginnen met de AVG-scan, moet er afgesproken worden welke (delen van) systemen worden gescand. Je kan bijvoorbeeld beginnen met een afgeschermd deel van de SharePoint, het DMS of een netwerkschijf. Door te beginnen met een beperkte inventarisatie krijgen we een schatting van de scope van een volledige scan. Op basis daarvan beginnen we aan Fase 2.
Fase 2
Bepalen van de scope
Het bepalen van de scope is de voorwaarde van elke succesvolle scan: waar gaan we zoeken en wat gaan we precies zoeken? Zo kunnen we een digitaal archief scannen op ID-bewijzen en bankpassen, maar ook fotomateriaal in verschillende bestandstypen scannen op identificeerbare persoonseigenschappen. Vaak wordt het na een inventarisatie en op basis van de soort data en wensen van het bedrijf duidelijk hoe de scope in elkaar steekt.
Fase 3
Uitvoering scan
Zodra de scope is bepaald en de scan van start kan, gaan onze Buitengewone Talenten aan de slag. De scan resulteert in een overzicht: hoeveel objecten gevonden, wat voor soort objecten, en evt. ook de locaties van de objecten (zoals de padnamen). Wat er in het overzicht moet staan over de gevonden persoonsgegevens is tevens in Fase 2 bepaald. Het overzicht geeft inzicht in de data van jouw bedrijf.
Fase 4 (optioneel)
Bepalen vervolgstappen
Zodra de scan is voltooid en het overzicht af is, kan het project eindigen. Je bedrijf weet dan exact hoe, wat en waar persoonsgegevens staan opgeslagen. Maar vaak moet je dan nog iets doen met die kennis: onrechtmatig bewaarde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld. Of verplaatsen, aflakken, anders archiveren en beveiligen, etc.
Het uitvoeren van deze vervolgstappen kan ook in samenwerking met GROVER underdogs. Onze Talenten zijn dan al bekend met de systemen en de data, waardoor zo’n vervolgproject naadloos aansluit op de uitgevoerde werkzaamheden. Zo heeft jouw bedrijf weer schone data.
Meer informatie over onze werkwijzen en kosten?
Succesverhalen
Wil je jouw informatie ook op orde?
Neem direct contact op met Giedo! Bel 0182 – 715 335 of mail ons!