Deltion blijft up-to-date door inzet buitengewone talenten
‘De projectgroep OSIRIS van Deltion zat even met de handen in het haar,’ vertelt Patricia Beltman. ‘De koppeling tussen een registratiesysteem en ons nieuwe StudentenInformatieSysteem (SIS) OSIRIS is er nog niet. De medewerker die deze tijdelijke klus op zich heeft genomen kwam niet meer aan andere werkzaamheden toe. Én toch moeten de databestanden up-to-date blijven. Er is geen andere oplossing dan tijdelijk deze gegevens handmatig over te zetten.’
De bedoeling was deze koppeling eind november gereed te hebben maar het bouwen van de koppeling kost meer inspanning dan verwacht. De medewerker die handmatig dagelijks de in- en uitcheckdata verwerkte kwam onvoldoende toe aan haar andere werkzaamheden. Ook was het repetitieve karakter van de werkzaamheden niet haar ding. De vraag ‘of zij wellicht een consultant hadden om deze werkzaamheden uit te voeren’ werd neergelegd bij CACI, de leverancier van het SIS. Hierop kwam de suggestie om met Giedo Lankhorst van GROVER contact op te nemen. GROVER helpt organisaties op projectbasis met het opschonen en verwerken van data.
Over het Deltion College
Het Deltion College is een mbo-onderwijsinstelling met ruim 17.000 studenten en circa 1.800 medewerkers. Deltion is gefaseerd bezig met de implementatie van OSIRIS een nieuw StudentenInformatieSysteem (SIS). Dit is inclusief de aan- en afwezigheidsregistratie van studenten. De studenten die de richting ICT-Flex volgen maken gebruik van een afwijkend in- en uitchecksysteem. Met hun Deltion-pasje kunnen ze heel gemakkelijk in ieder lokaal, door het pasje bij de daar aanwezige scanner te houden, in- en uitchecken. De koppeling tussen dit systeem en OSIRIS werkt echter nog niet zoals het hoort.
Dagelijks secuur verwerken van 1200 mutaties
De samenwerking met GROVER dateert van half december 2022. Het is voor Deltion een kleine maar wel heel belangrijke én noodzakelijke taak. Patricia Beltman: ‘De data die dagelijks wordt verzameld, oplopend tot zo’n 1.200 mutaties, moet ook direct dagelijks secuur worden verwerkt vanaf de spreadsheets in het nieuwe SIS. Dit om de in het SIS aanwezige data steeds up-to-date te hebben. Als studenten bijvoorbeeld niet aanwezig zijn kan het nodig zijn om actie te ondernemen. Het up-to-date hebben van studenteninformatie is belangrijk. Zolang de koppeling nog niet 100% werkt worden de gegevens handmatig van de spreadsheets regel voor regel, bestaande uit meerdere velden per regel, door Gerbert en Levi van GROVER nauwgezet overgenomen in het SIS.’
Talenten werken zelfstandig
Gerbert en Levi zien hierin een uitdaging. Ze werken op afstand en hebben toegang gekregen tot een afgebakend deel van het SIS. Ze zijn gewend aan dit soort werkzaamheden en goed in het repetitieve karakter ervan. Na een uurtje aan tafel te hebben gezeten met de medewerker die het werk eerst deed zijn de werkzaamheden uitgelegd en toegelicht en zijn ze vrijwel direct aan de slag gegaan. Het werd heel snel opgepakt. Wat Patricia Beltman vaststelt is dat Gerbert en Levi sneller zijn en het aantal fouten nul is. Patricia Beltman: ‘Vanwege hun autisme kunnen ze dit repeterende werk heel goed en zorgvuldig en zijn de resultaten uitstekend. Het is heel secuur werk waarbij, wanneer je wordt afgeleid, makkelijk fouten maakt. De planning en afstemming met Giedo Lankhorst verloopt prima. Naast het doen van kwaliteitschecks op de invoer fungeert hij ook als een soort van achtervang wat mij weer rust geeft. GROVER neemt echt een taak over. Wanneer bijvoorbeeld data voor de medewerkers van GROVER ’s-ochtends vroeg niet klaarstaat, wat op vrijdag een enkele keer is voorgekomen, neemt hij contact op om ervoor te zorgen dat we alsnog de data aanleveren en de mannen aan de slag kunnen. Daarnaast neemt GROVER ook nog eens de totale projectleiding op zich.‘
Al met al is Deltion zeer tevreden en beveelt GROVER graag aan bij andere onderwijsinstellingen die met soortgelijke of meer ingewikkelde vraagstukken zitten.
Patricia Beltman: ‘Een heel plezierig bedrijf met een fijne manier van samenwerken.’
Project Deltion College – Koppeling registratie- en informatiesysteem
- Ontbrekende koppeling tussen het registratiesysteem en informatiesysteem voor studenten
- Registratiedata studenten handmatig invoeren in informatiesysteem
- Gebrek aan ICT-capaciteit
- Talenten van GROVER nemen invoer over tot koppeling werkt
Programma’s en systemen
- MS Excel
- OSIRIS
Resultaten
- Up-to-date informatie over en voor studenten
- ICT-afdeling capaciteit vrij voor ontwikkelen automatische koppeling
- Maatschappelijke winst via social return
Over Caci – leverancier OSIRIS
Aan het woord is Gerrit Lauwers, projectleider bij CACI een leverancier van Student Informatie Systemen voor WO, HBO en MBO. CACI claimt om en nabij 50% van deze markt te bedienen. Lauwers heeft GROVER in contact gebracht met een van hun klanten na goede berichten over de werkzaamheden van GROVER bij een andere klant van hen. Het ging om het handmatig uitvoeren van repetitieve werkzaamheden bij de invoer van een nieuw SIS. Bij de invoer van een nieuw SIS is er altijd wel data die niet automatisch zijn over te zetten of waar een automatische koppeling nog moet worden gerealiseerd. Daarvoor zijn de mensen van Grover uitermate goed geschikt. ‘Het mooie van GROVER is,’ aldus Lauwers, ‘dat ze mensen in dienst hebben die hier heel goed in zijn. Onze eigen consultants zijn heel goed in andere dingen zoals het adviseren, inrichten en implementeren van een SIS. Daarmee is GROVER een mooie aanvulling op ons eigen dienstenpakket.’
