Het Zand had een administratieve uitdaging, het verwerken en digitaliseren van 1.100 papieren antwoordformulieren. Het betrof een herziening van de tijdbankuren over de afgelopen jaren. Dit was compleet onverwachts werk, waar niet zo snel capaciteit voor vrij te maken was. We zijn in gesprek met Felix Toepoel, teamleider ICT bij Zorgspectrum Het Zand.

 

Hoe is Zorgspectrum Het Zand in contact gekomen met GROVER?

“Dan moet ik even denken hoe dat balletje ook weer is gaan rollen,” begint Felix Toepoel. “Het was zo dat Giedo in contact is gekomen met mijn directeur die hem naar mij had doorverwezen. Ongeveer een half jaar terug heb ik toen een vraag neergelegd voor een wat minder repetitieve en meer inhoudelijke klus, waar GROVER toen geen invulling aan kon geven. Het maatschappelijke concept van GROVER sprak me echter wel erg aan. Toen er dus een half jaar later iets voorbij kwam met een sterk herhalend karakter moest ik direct aan GROVER denken.”

“Een van de dingen die me heel sterk is opgevallen is dat er volgens ons geen fouten met het invoeren van de 1.100 formulieren zijn gemaakt. Nul fout. Dat is echt ongekend. Ik zit al een aardig tijdje in de ICT en heb aardig wat projecten gedraaid. Maar foutloos, nee dat is echt uitzonderlijk.”

Wat hield het project in?

“Aanleiding was de vernieuwing van ons roosterpakket. Het oude pakket had 20 jaar dienst gedaan en voldeed niet meer. Na migratie naar de nieuwe omgeving bleek dat door een foutje in het oude systeem tijdbankuren niet goed zijn berekend. Dit kon bij een lang dienstverband oplopen tot om en nabij de 20 uur. Niet heel omvangrijk maar als organisatie moet je hier iets mee. Oplossing was het maken van een herberekening en onze medewerkers vragen wat ze met de tijdbankuren wilde doen. Uitbetalen, schenking aan Het Zand of bijschrijven bij hun persoonlijke verlofuren. Uitvraag hiervan had alleen digitaal gekund maar had nogal wat voeten in de aarde. Daarbij komt dat niet al onze medewerkers en vrijwilligers zo digitaal vaardig zijn. Iedere medeweker heeft vervolgens een persoonlijke brief ontvangen met daarbij het verzoek om op een bijgevoegd formulier zijn voorkeur aan te kruisen en het formulier bij de receptie op één van onze locaties in te leveren. Ook was er een mogelijkheid om de brieven digitaal in te leveren.”

 

Waarom is GROVER underdogs ingeschakeld?

“In de voorbereiding komt dan al snel de vraag naar voren wie al die reacties dan gaat verwerken. En wie het tot een mooie lijst maakt die in één keer kan worden ingelezen,” antwoordt Felix Toepoel. “En toen moest ik dus al heel snel aan GROVER denken. Binnen de organisatie ontbreekt het namelijk aan capaciteit voor dit soort klussen. Ook de benodigde nauwkeurigheid om van het eerste tot het laatste formulier dit echt goed te doen is best wel een dingetje. De mensen van GROVER zijn hier gewoon erg goed in. Ook is GROVER een sociale onderneming. Mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inschakelen werkte voor mij ook nog eens extra drempelverlagend. Daarbij werden alleszins redelijke tarieven gerekend waar wij goed mee uit de voeten konden.’

 

Hoe is het project verlopen?

“Goed! Toen we na een maand de fysieke formulieren bij de diverse recepties hadden verzameld en de digitaal verzamelde formulieren in een map stonden heeft Giedo Lankhorst van GROVER de formulieren opgehaald en hebben we de map met digitale formulieren tijdelijk opengesteld voor GROVER. Vanuit Het Zand hadden we een invulformulier voorbereid met daarin de hoogstnoodzakelijke gegevens waaronder het personeelsnummer om de privacy van onze mensen maximaal te waarborgen. Dit formulier is door het team van GROVER gevuld. Dit is echt heel goed verlopen. Na afloop kwam ook nog de vraag van Giedo wat er met de formulieren moest gebeuren. Of we ze terug wilde of dat ze konden worden vernietigd. We hebben gekozen voor het laatste. Na een week, om op zeker te spelen, zijn de formulieren door GROVER vernietigd.”

 

Hoe is de dienstverlening van GROVER ervaren?

“Ja, echt goed. We zijn volledig ontzorgd. Een van de dingen die me daarbij heel sterk is opgevallen is dat er volgens ons geen fouten met het invoeren van de 1.100 formulieren zijn gemaakt. Nul fout. Dat is echt ongekend. Ik zit al een aardig tijdje in de ICT en heb aardig wat projecten gedraaid. Maar foutloos, nee dat is echt uitzonderlijk. Als er in de toekomst mogelijkheden zijn vanuit Het Zand zullen we daarom zeer zeker aan GROVER underdogs denken.”

“Binnen de organisatie ontbreekt het aan capaciteit voor dit soort klussen. Ook de benodigde nauwkeurigheid om van het eerste tot het laatste formulier dit echt goed te doen is best wel een dingetje. De mensen van GROVER zijn hier gewoon erg goed in.”

 

Over Zorgspectrum Het Zand

Zorgspectrum Het Zand in Zwolle en omgeving, biedt zorg op 6 verschillende locaties, bestaande uit zelfstandige woonlocaties, verpleeghuizen, een revalidatiecentrum en een hospice. Het Zand richt zicht naast ouderenzorg ook op mensen met niet-aangeboren hersenletsel die er permanent of tijdelijk wonen. Daarnaast biedt Zorgspectrum Het Zand zorg aan mensen met gerontopsychiatrie (gp en gp+). Totaal werken er om en nabij 1.500 mensen inclusief vrijwilligers.