Digitalisering is belangrijk maar zorgt voor extra werk

Lisa Weeber, I&A-adviseur bij Zeeuwland, begrijpt de uitdaging. “Digitalisering en een continue juiste verwerking van data is ontzettend belangrijk, zeker vanuit mijn rol bekeken. Maar voor collega’s betekent het archiveren vaak een extra klus naast hun reguliere werk. En laten we eerlijk zijn, niet iedereen vindt het repeterende archiveringswerk leuk.” Toch is het volgens haar essentieel: “Afgeronde projecten moeten naar ons archiefsysteem, zodat onze SharePoint-omgeving overzichtelijk blijft. Hierin werken onze collega’s namelijk elke dag.”

Een jaar geleden stapte Zeeuwland over van netwerkschijven naar SharePoint. Tijdens die overgang werd besloten dat afgeronde nieuwbouwprojecten direct naar het archiefsysteem Aareon DMS zouden gaan. Maar door tijdsdruk en capaciteitsproblemen bleven deze bestanden toch op SharePoint opgeslagen.

De oplossing: tijdbesparende hulp

Toen Giedo, projectleider en tevens oprichter van GROVER underdogs, belde met een voorstel om te ondersteunen bij archiveringswerk, kwam dat als geroepen. Lisa inventariseerde welke werkzaamheden er precies bleven liggen en het nieuwbouwdossier van Pierre kwam direct naar boven. Kort daarna werd een van onze Buitengewone Talenten, Chris, aan Pierre gekoppeld.

“Chris kende het systeem al enigszins,” vertelt Pierre. “Ik hoefde alleen onze specifieke werkwijze uit te leggen, wat me nauwelijks tijd kostte. Daarna kon hij direct aan de slag. Dat was prettig, ik kon me weer volledig op nieuwe projecten richten.”

Een frisse blik op talent

Veel van onze collega’s hebben een beperking en daardoor een afstand tot de arbeidsmarkt. Maar zoals Pierre zelf zegt: “Ik heb niets gemerkt van een beperking. Chris communiceert netjes en levert gewoon goed werk. Wat zijn beperking is, weet ik niet, het doet er ook niet toe.”

Lisa vult aan: “Het gaat erom dat iedereen doet waar hij of zij goed in is. Voor Pierre is dat het managen van nieuwbouwprojecten, voor mij het beheren van onze IT-systemen en voor Chris en zijn collega’s het nauwkeurig en efficiënt archiveren. Het resultaat was een echte win-winsituatie: het werk is gedaan en iedereen heeft gedaan waar hij plezier uit haalt.”

Chris: “Ik vond het archiveren leuk om te doen. We kregen direct alle verantwoordelijkheid en de mensen bij Zeeuwland zijn aardig en meegaand.” Die verantwoordelijkheid betekende ook dat Chris zelf de structuur voor het archiveren op mocht zetten: “Dat was uitdagend, want ik moest uitzoeken wat voor Pierre en zijn collega’s prettig werkt.”

De fijne samenwerking was aanleiding voor Lisa en Pierre om jaarlijks een samenwerking met GROVER underdogs in te plannen voor hun archiveringswerkzaamheden. Lisa besluit: “En ik verwacht binnenkort alweer contact op te nemen voor een nieuwe eenmalige archiveringsklus.”