Pieken in Woo-verzoeken opvangen: zoeken en weglakken
“Het is fijn dat de Talenten zelf actief meedenken en iets verifiëren als ze ergens niet zeker over zijn. Daarbij zijn ze flexibel en schakelen snel. Dat werkt prettig”
“Iedereen heeft recht op informatie over wat de overheid doet, hoe ze dat doet en waarom… Dat is geregeld in de Wet open overheid (Woo). Zo kunnen burgers, maar ook bijvoorbeeld Kamerleden of journalisten, de overheid controleren”, dit staat op rijksoverheid.nl. Met een Woo-verzoek vraag je alle beschikbare informatie over een bepaald onderwerp op bij een overheidsinstantie.
De gemeente Steenwijkerland kreeg alleen in 2024 al bijna 70 van deze verzoeken! “Dat we zoveel verzoeken krijgen, komt deels doordat inwoners zich steeds meer bewust zijn van deze mogelijkheid”, vertelt Wijnanda, juridisch medewerker van de gemeente.
Eén Woo-verzoek: veel werk, weinig tijd
De verwerking van een Woo-verzoek gaat als volgt: de afdeling die over het onderwerp van het verzoek gaat, zoekt de relevante documenten op en deelt deze met de Woo-coördinator. Dat kost veel tijd, want die documenten staan vaak verspreid op de server en in verschillende mailboxen.
De coördinator verzamelt de relevante informatie én controleert elk bestand op privacygevoelige informatie; denk aan namen van inwoners, adressen en telefoonnummers. Die gegevens moeten weggelakt worden voordat de documenten openbaar gemaakt worden. Ook Wijnanda heeft heel wat werk aan een verzoek. Zij krijgt bijvoorbeeld de vraagstukken over het wel of niet weglakken van andere informatie dan privacy gevoelige informatie.
Buitengewone Talenten, een logische keuze
Wijnanda: “Eerder werd onze Woo-coördinator geholpen door een collega met autisme. Ze volgde een ‘re-integratie 2e spoor’ traject, dus de hulp was maar tijdelijk. Maar die extra paar handen waren meer dan welkom.” Toen de gemeente via LinkedIn werd benaderd door GROVER, was de keuze voor deze Buitengewone Talenten vrij logisch, aldus Wijnanda: “Door onze ervaring met de collega van het re-integratie traject, wisten we dat mensen met autisme skills hebben die perfect passen bij onze opdrachten.”
We nemen het analyseren van de relevante documenten; het zoeken naar privacygevoelige gegevens en het weglakken over. Dit zijn veel repeterende maar secure handelingen; precies het type werk waar onze Buitengewone Talenten sterk in zijn. “Ik vind het leuk werk”, vertelt Suzanne, een van onze Buitengewone Talenten. “Ik zie een foutloze oplevering als een leuke uitdaging, ik ben namelijk perfectionistisch.”
Ieder Woo-verzoek slimmer
Dankzij onze ervaring met de verwerking van Woo-verzoeken, zowel voor Steenwijkerland als voor andere gemeenten, weten we waar we op moeten letten en worden we met elk verzoek handiger. “We verzinnen continu manieren hoe we makkelijker en sneller kunnen werken,” voegt Patrick, een van onze Buitengewone Talenten, toe “Zo hebben we een zoeken-redigeerlijst opgezet, als je daar bijvoorbeeld vaak terugkerende namen invult, worden die later automatisch gelakt. Dat scheelt weer handmatig werk.” Zo dragen we bij aan het behalen van de standaardtermijn van vier weken.
Dat doen we zonder in te leveren op de nauwkeurigheid, Patrick: “We werken met het ‘vier ogen principe’. Dus voordat de gelakte documenten naar de gemeente gaan, controleren we binnen het team elkaars werk.”
Voordelen van buitengewone hulp
Wijnanda merkt deze voordelen wanneer ze een nieuw verzoek bij ons indient. Als alle documenten zijn verwerkt, hoeft de gemeente deze alleen nog te controleren. Dat ‘versnelt het verwerkingsproces enorm’ aldus Wijnanda. Ook is ze tevreden over de werkwijze: “Het is fijn dat de Talenten zelf actief meedenken en iets verifiëren als ze ergens niet zeker over zijn. Daarbij zijn ze flexibel en schakelen snel. Dat werkt prettig, de underdogs voelen dan ook als onderdeel van ons eigen team.”
Gemeenten halen behandeltermijn regelmatig niet
Omdat het verwerken van Woo-verzoeken veel tijd kost, wordt de behandeltermijn van vier weken door veel gemeenten regelmatig niet gehaald. In dat geval kan een gemeente om twee weken verlening vragen. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding liet onderzoeken hoe vaak de termijnen worden overschreden. Dit bleek landelijk om bijna 90% van de verzoeken te gaan.
De gemeente Steenwijkerland
De gemeente Steenwijkerland ligt in het noordelijke puntje van Overijssel, telt ruim 45.000 inwoners en 320.000 km2 aan oppervlakte. Een flink deel hiervan ligt in Nationaal Park Weerribben-Wieden. Misschien ken je de gemeente van de plaatsen Giethoorn en Steenwijk. Binnen de gemeente zijn er genoeg thema’s voor inwoners om een Woo-verzoek in te dienen. Daar zijn Wijnanda en haar collega’s dagelijks mee bezig. Ze kunnen wat extra hulp goed gebruiken.
